第2篇 勤学苦练，掌握出纳基本功
第3章 与金钱朝夕相处——现金管理
本章知识点
“现金”是指立即可以投入流通的交换媒介。它具有普遍的可接受性，可以有效地购买商品、货物、劳务或偿还债务。它是企业中流通性最强的资产，包括可由企业任意支配使用的纸帛、硬币。现金是总账账户余额，在资产负债表中并入货币资金，列为流动资产，但具有专门用途的现金只能作为基金或投资项目列为非流动资产。
照规矩办事，美美按昨天的生物钟起个大早，刷牙、洗脸、梳头，对着镜子化了一个淡妆，露出甜甜的微笑。从这一刻开始，美美提醒自己说：“今天算是正式上班了，我一定要重视这项工作，它是我踏入社会的里程碑，我要多做事少说话，多听多看多学习，向我的目标——财务总监进军，加油！加油！加油！”
“美美，收拾好了吗？”室友急切地问。
“给自己加个油，马上就好。”美美开心地答道。
加油过后，美美充满激情地和室友从地下室上来走向车站，开始了职场新生活……
现金的收支怎样对待
第一天上班就碰上公司每周一次的例会，主持的同事简单的开场白过后，美美作为新同事做了自我介绍，与其他人相互认识。半个小时例会完毕，散会时经理说：“美美，来一下我的办公室。”美美不解地跟着去了。
“美美啊，昨天交接得怎么样，流程都知道了吧？”经理问。
“哦，还好，流程我都熟悉了。”美美赶紧回答。
“嗯，那就好，有什么不懂的地方就问会计，别出差错，这个岗位很重要，昨天我也说过了，大多数时间在与‘钱’相处。出纳头上有一把刀，那把刀是什么呢？就是法律，你得小心……”经理嘱咐说。
“好的，经理，您放心吧！我会认真、细心地做好本职工作，遵守职业道德的。”美美坚决表态。
“很好，暂时没什么事了，你去工作吧！”经理看了一眼美美说。
带着一颗受到“惊吓”的心，美美离开了经理办公室，走向财务室开始了一天的工作。
“美美，跟经理谈完事了，怎么不高兴呀？”雯姐很热心地问道。
“没有啦，雯姐，刚才跟经理谈话吓着我了，过一会儿就没事了，嘿嘿！”美美说。
“傻丫头，来，你先看一下公司财务管理制度里的现金管理制度，有不懂的再问我。”雯姐说。
“嗯，好的，谢谢雯姐。”美美感激地说，认真地看了起来。
现金收入的主要来源：单位或职工交回的差旅费剩余款、赔偿款、备用金退回款；收取不能转账的单位或个人的销售收入；不足转账起点（起点为1000元）的小额收入等。
单位现金的去处一般如下：
职工工资、津贴，个人劳务报酬；
各种劳保、福利费用；
国家规定的对个人的其他支出；
出差人员必须随身携带的差旅费；
出差人员回来后的报销补款。
另外，收到的现金要存入银行，还要结算起点以下的零星支出（前款结算起点定为1000元）……
看着看着，“咚、咚……”有人敲门。
“请进。”美美说。
“美美，这是昨天收到的现金，你查一下。”业务员张三进来说。
“好的，我看一下。”美美接过现金。
【任务2】2014年8月5日收到销售部门产品零售收入现金2400元。
【行动过程】
（1）销售部门张三交来销售单（出库单）及现金2400元，出纳人员美美审核了销售单（出库单）。
（2）出纳人员美美当面点清现金，一笔一清，并妥善保管。
（3）出纳人员美美对此开具了收据，收据一般一式三联，一联和二联后面垫复写纸，在第一联上一次书写完成（如图3-1所示），美美签字后交由张三签字，在第二联和第三联上盖上财务专用章，把第二联撕下后交给张三，由销售部门张三交付客户。
（4）出纳人员美美将所开收据第三联记账联盖上现金收讫章撕下，连同销售部门张三交来的销售单（出库单），填写记账凭证日期、摘要、借方科目“库存现金”、金额和“附件2张”。
（5）根据记账凭证，登记现金日记账。
（6）将销售单、收据记账联和记账凭证一同交由会计进行账务处理。
图3-1 收据
后三步也可以这样操作：
出纳人员美美将所开收据第三联记账联撕下，根据销售部门张三交来的收款依据和发票记账联填写“收入凭单”（如图3-2所示），在收入凭单上加盖现金收讫印章并签名（采用这种做法，收据上就不用加盖现金收讫章了）。
根据收入凭单，登记现金日记账。
将收入凭单及所附单据交由会计进行账务处理。
图3-2 收入凭单
“咚、咚……”又有人敲门。
“请进！”
“美美，东西送来了，你结一下款吧。”采购部的赵四说。
“哦，那好，我看看。”美美接过来。
【任务3】2014年8月5日采购部门赵四订购了一些办公用品，共计款项659.32元。
【行动过程】
（1）赵四到财务部门领取、填写“报销单据粘贴单”，将订购办公用品的单据粘贴在报销单据粘贴单上（如图3-3所示）；贴好后，填写“支出凭单”（如图3-4所示）；将填好的支出凭单粘贴在报销单据粘贴单上面（粘贴在报销单据粘贴单上的所有单据作为支出凭单的附件）。
（2）采购部门赵四的“支出凭单”需经过以下审批过程：
交给采购部门主管王一审核并签名→交会计主管于雯核定其费用与金额并签名→上交公司主管领导马六审批并签名→交出纳审核并付款。
（3）通过出纳人员美美审核的支出凭单，审核附件及凭单上各部门主管都已签名，确认付款依据和金额。审核无误后，支付659.32元给采购部门赵四，并当面点清现金，一笔一清，再由赵四在支出凭单的领款人处签名确认。
（4）出纳人员美美在支出凭单上加盖现金付讫印章并签名。
（5）根据支出凭单，登记现金日记账。
（6）将支出凭单交由会计进行账务处理。
图3-3 报销单据粘贴单
图3-4 支出凭单
如果只有一张单据，相关责任人也可在单据上直接签字，出纳付款后在单据上加盖现金付讫章，据审核后的单据出纳直接填写记账凭证（同现金收款第一种情况），据记账凭证登记现金日记账。
注意
在现金收支工作中还应该做到：
（1）不准“白条顶库”，即不能用不符合财务制度的凭证抵顶库存现金；
（2）不准“公款私存”，即不能将单位收入的现金以个人名义储蓄；
（3）不准设置“小金库”，不准保留账外公款；
（4）不准谎报用途套取现金；
（5）不准用银行账户代其他单位和个人存取现金。
对违反上述规定的单位，银行将按照违规金额的一定比例予以处罚。另外，内部审计人员要定期或不定期地核查库存现金。
美美嘟囔着：“哎，上午的时间过得这么快，都快中午12点了，该吃饭了。”
怎样看待坐支
美美吃完了午饭，回到工作岗位，想起购买办公用品时支付了几百块钱，要是一会儿有几千块钱的付款怎么办？正想着……
“美美呀，中午订购了一批货物，结一下账吧。”采购部的赵四说。
“又是什么呀，我看看，啊！2300元，不是吧，猜中了……”美美无奈地说。
美美按照之前的步骤操作，不过第（3）步时用的是销售员交来的零售现金收入来支付此笔费用，当面清点现金，同时在支出凭单上加盖现金付讫印鉴，交由会计做账。
美美的处理不正确。企业不可以直接将销售收取的现金用于零星业务支出（即“坐支现金”）。
当日收到的现金必须及时送存到开户银行，现金的金额也是有限制的，需要用现金支付的费用必须是从备用金中支出。“备用金”则必须是从开户银行提取，提取时应当如实写明用途，由财务部门负责人签章，经开户银行审核批准后予以支付现金。
根据《中华人民共和国现金管理暂行条例》第十一条的规定：开户单位现金收入应当于当日送存开户银行。当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间；开户单位支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。
注意
此笔业务2300元，超过了1000元的结算起点，本应以支票或者银行本票支付；但也有例外，确实需要全额支付现金的，经开户银行审核后，予以支付现金。
正确处理应该在第（3）步支付办公用品款时使用备用金支付（备用金不够，可去开户银行提取再支付）。
【任务4】将当日收到的现金送存到开户银行。
【行动过程】
（1）整点现金。送款前，出纳人员应将送存现金清点整理，合计出需要缴存的现金金额。
（2）清点完毕并核对无误后，出纳员填写现金缴款单，填写的合计数与需要缴存的现金一致。
（3）向银行提交缴款单和整点好的现金。现金要一次性缴清，当面清点，如有差异，应当面复核。
（4）返回缴款单。开户银行受理核对后盖章，并将回单交存款单位，表示款项已收妥。
（5）根据现金缴款单（图3-5以2400元为例）的回单，编制支出凭单。
（6）根据审核无误的支出凭单登记现金日记账。
（7）将支出凭单交由会计进行账务处理。
图3-5 现金缴款单
毫不客气清查现金
一天的时间过得很快，时间到了下午17：30。
“还有30分钟就可以下班了。”美美开心地想着。
“美美呀，今天收了多少钱，付了多少款，有数吗？”雯姐问道。
“哎呀，光想着快下班了，晚上吃什么呢。”美美不好意思地笑笑说。
【任务5】2014年8月5日现金日记账面金额结余2293.81元，现金实存金额2293.81元。
【行动过程】
（1）出纳人员美美在8月5日当天工作结束前将收支凭单金额与现金日记账进行逐笔对账。
（2）出纳人员美美复查是否有由于重记、漏记或误记而引起的差错。
（3）出纳人员美美清点盘查现金，加计汇总2293.81元，与现金日记账账面余额2293.81元核对一致。
每天工作结束前必须进行对账，盘点清查现金，每月其他时间也需要组织清查小组进行不定期清查。
采用实地盘点的方法来确定库存现金的实存数，实存现金余额与现金日记账的账面余额核对，以查明账实是否相符。
盘点前，出纳人员美美应先将现金收支凭单、报销单全部登记入账，并结出余额；而后复查是否有由于重记、漏记或误记而引起的差错。
盘点时，出纳人员必须在场。清查过程中不能用不具法律效力的借条、收据充抵库存现金。
盘点后，根据现金盘点结果，编制“现金盘点报告表”（如表3-1所示），并由清查小组的监盘人员和出纳人员签名或盖章。
表3-1 现金清查盘点报告表
现金的日清月结
日子就这么一天天过去，转眼就到了月底。
美美开心地想着：“终于月底了，忙完了今天，明天正好周末，可以休息一下了。”
“想什么呢，这么开心？”雯姐问。
“哦，想着明天找朋友出去玩儿一下，吃些好吃的，然后好好休息一下，嘿嘿。”美美乐呵呵地说。
“是吗？别开心得太早啊，也别偷懒存着侥幸心理，虽然平时你不定期做现金清查，但为了慎重，月底结账前咱们还要再清查一次，看有没有遗漏。”雯姐说。
“啊？不用吧，我每天都在检查呀。”美美有些不情愿地说。
“别想了，行动吧。”雯姐不给美美时间发牢骚，先行动起来。
就这样，两人开始了月底大清查。
【任务6】2014年8月31日月底清查结账，现金短缺256元。
【行动过程】
（1）单据清查：清查各种现金收支凭单、报销单，检查凭单、报销单所填写的内容与所附原始凭证上的内容是否一致；同时检查每张单据是否已经盖齐“收讫”“付讫”的戳记。
（2）现金盘点：出纳人员美美和清查人员雯姐分别清点现金，然后汇总得出当日现金的实存数。将盘存得出的实存数和现金日记账余额进行核对，核对结果现金短缺256元。
（3）出纳人员美美核对了当月现金日记账与会计人员登记的现金总账金额，结果显示现金日记账比现金总账多256元。
（4）出纳人员美美查看当月所有的凭单、报销单，看有没有漏记、重记、错记等状况发生。
（5）出纳人员美美查明结果属于现金日记账登记错误，经清查人员核实后应及时更正错账。
（6）清查人员和出纳人员美美查看现金的限额，看盘点出来的现金有没有超过规定限额。结果显示现金没有超过规定限额。
注意
查明现金出现差额的原因，如果属于出纳人员工作疏忽或业务水平问题，一般应按规定由过失人赔偿。
查看结果若是实际库存现金低于库存限额，出纳人员应及时补提现金；若是实际库存现金超过规定库存限额，则出纳人员应将超额现金及时送存银行。
做完这些工作，也到了下班的时间，美美安心回家享受她的快乐周末……
现金的进出登记
美美在收支任务中都碰到一个步骤，就是根据核对无误的收支凭单（或记账凭证）登记现金日记账，具体应该怎么登记呢？
【任务7】根据已核对无误的经济业务登记2014年8月5日现金日记账。
【行动过程】
（1）按照经济业务的收入凭单（或记账凭证）上的日期填写“日期”栏。
（2）按照会计已做账的记账凭证编号填写了“凭证编号”栏。
（3）“摘要”栏简要填写入账的经济业务内容，力求简明扼要（据记账凭证登记日记账的摘要和记账凭证上的项目相同）。
（4）按照收入凭单或记账凭证借方金额填写“借方金额”栏；按照支出凭单或记账凭证贷方金额填写“贷方金额”栏。
（5）计算填写“结余”栏。根据“本行余额=上行余额+本行借方（收入）-本行贷方（付出）”公式计算。
（6）每日终了，做“本日合计”，计算出本日借方合计、本日贷方合计和本日余额（根据“本日余额=上日余额+本日借方合计-本日贷方合计”计算）。本日合计行计算出来的余额如果和最后一笔业务后余额相等，表示日结正确，并在本日合计下划通栏单红线，如图3-6中8月5日本日合计栏下面红线表示日结结束；如果本日只有一笔业务的，如图3-6中8月4日编号1的业务，在本笔业务下划通栏单红线即可，不用再做“本日合计”。红线已加粗表示，后文同。
图3-6 现金日记账
正常情况下库存现金不允许出现贷方余额，若在登记现金日记账过程中，由于记账顺序等特殊原因出现了贷方余额，则在余额栏用红字登记。
注意
更正现金日记账登记错误最常用的方法是划线更正法。
首先在错误的数字（要求数字要写到分位，如果没写完就发现错误，也要把数字补全到分位，因为数字错误的，划线时要从数字开始位置划到分位后结束）或错误文字上面划一条红线予以注销。
然后将正确的数字或文字填写在被注销的数字或文字的上方，并由更正人员盖章，以明确责任。
数字错误的，不得只划线更正其中个别数字，如2000.00错记成2300.00，不能只划3，要把2300.00划掉，在上面书写2000.00。