要点04
文档排版也需要艺术

就编个文档，怎么与艺术扯上关系了？千万别小看排版的艺术，同样一篇文章，如果套用两种不同的排版风格，表现出的意义有可能截然不同。所以，不同类型的文档，我们需要选用不同类型的版式风格。

所谓排版，就是在有限的版面空间里，将文字、图片、图形、表格、线条和色块等版面构成要素，根据特定内容的需要进行组合排列，把构思与形式直观地展现在版面上，让读者在接受版面信息的同时获得美的感觉和艺术的感染。在排版文档前必须了解文档的阅读对象，或者说是文档的应用范围，例如，公司的规章制度、通知、内部文件等面对的是公司内部员工，报告、报表、总结、计划等面对的是领导、上司或上级部门，方案书、报价、产品介绍、宣传资料等文档面对的是公司的客户，等等。根据不同的阅读对象，我们需要分析不同对象阅读文档的心理，然后有针对性地对文档进行设计和排版，为阅读者营造一种恰当的氛围，甚至为相应阅读者提供便捷的操作。

在Word中编排文档并非多么复杂的事情，只需要简单的排版学习，并在日常写作中逐步巩固各操作的应用、形成习惯，即可将自己编排的文档效果提升一个台阶。各行业不同类型的文章有一定的写作和排版标准，下面着重介绍常用的3类文档的排版要求和技巧。

1．工作安排文档如何排版

随着办公自动化的发展，现在大部分的企业都通过电脑来办公，所以员工的很多工作都涉及文档的制作。我们可以根据文档阅读对象的不同，简单地将工作中的文档分为两类，一类是面向公司内部员工的文档，如公司的规章制度、通知、内部文件等；另一类是面向领导、上司或上级部门，如报告、报表、总结、计划等。这两类文档在排版工作中略有不同，下面分别介绍。

（1）面向公司内部员工的文档

公司或组织内部的文档一般都有统一的文档规范。例如，文档中有统一的LOGO、页眉、页脚、标题样式、正文样式、不同级别内容的字体大小、行间距、字间距等。因此，在编排这类文档前，可以先制作好固定的模板文件，再根据不同的文档格式制作一些特殊模板，形成企业自有的一套文档模板。这样，员工在编辑文档时就可以根据需要选择最合适的模板文档来创建文件了。不仅节约了大家制作文档的时间，提高了工作效率，还能统一各部门、各员工呈报的各种文档的格式，以体现企业文化或组织管理的统一性。

员工在编排面向公司内部员工的文档时，如果没有模板文档可用，需要重新创建模板，或者要编排的文档类型比较特殊，往后需要编辑该类文档的概率很小时，可根据如下原则来编排。

● 文章里字体不要超过两种，最好统一为一种字体。通常采用宋体、黑体等常规字体，切勿使用不正式的字体或艺术字。

● 文章里字号的设置越少越好。可以利用字体大小、字间距、行间距、段间距等表现出文档内容的层次结构。

● 除需要特别强调的内容外，同一级别的内容应采用相同的样式。

● 要强调的内容或有特殊意义的内容应采用统一的格式。例如，文档中所有需要强调的内容均采用下划线，不是特别重要的或可选择阅读的使用浅色字表示等。

● 在比较正式的文档中最好不要为中文字使用斜体效果，否则容易让人反感。

● 颜色的使用不要超过两种，最好是一个颜色。当然需要标出重点内容也可以使用其他的颜色加以提示，但是切记不要过多。

● 少用图片修饰，以体现制度的权威性和严肃性。

总之，对此类文档排版时，如有统一规范的格式时切勿随意更改，如果没有统一规范，在排版时也尽量让文档简洁明了、效果整齐统一。例如，下方各图为同一公司内部不同文档中的内容，但其整体格式是统一的。

（2）提交给领导的文档

工作中，我们经常需要向上级领导或部门提交一些报告、报表、总结、计划、实施方案等。这类文档有明确的阅读者，在制作时除了需要精心准备文档的内容外，在文档的排版上也需要花点心思。千万不要以为领导只关心实质性的内容，其实他们每天要看很多文档，你只有让自己的文档效果更美观，才能给他们留下良好的第一印象，吸引他们认真地查看具体的内容。这类文档的格式还是比较统一的，不过可以考虑使用以下方法进行美化。

● 尽量精简语言，做到主次明确、重点突出、层次清晰。文档中各级标题应使用大纲级别，因为领导通常是在电脑上查看此类文档，通过Word中的“导航”任务窗格可以快速浏览文档内容。

● 多采用图表、表格甚至图形的形式表达，不仅可以美化文档，也可以让内容简单明了。

● 可适当为文字设置色彩，也可插入图片修饰文档，但不可太随意。文档中使用颜色时应注意色彩意义及主色调的统一性。为体现对领导的尊敬，尽量不使用红色、紫色、橙色作为修饰（企业标准色除外）。

● 文档中加入页码、目录、引言、脚注、尾注、批注、超链接等元素，方便领导查阅文档及相关内容。

2．商务应用文档如何排版

在日常生活和工作中，我们经常要用到会议通知、邀请函、报价表、招标书、项目企划书、各种各样的合同、商务信函和市场分析报告等文档。由于这些文档是面向公司客户、合作伙伴等商业往来的对象，所以也称为商务文档。

制作这类文档的目的非常明确，在排版过程中一定要小心谨慎，除了避免内容上的错误外，还需要特别注意各种细节。只有这样你才会在对方心中留下严谨的印象，让对方对你以及你的产品或服务产生信任。这类文档在文字内容和排版上可以比正式文档活泼一些，但仍不失严谨，排版时可以从以下方面突破。

● 尽量避免应用长篇文字内容，可将较长的文字分解并精简为多个短小的段落，并配合图形来表达文字含意。

● 合理地加入修饰性内容，如表格、图形、图标、照片等，丰富文档内容。

● 丰富文档中的色彩，从视觉效果上吸引客户。

● 在添加丰富的修饰元素和色彩时，应保持文档各类元素风格的统一。主要体现在同级文字内容的字体、字号、间距、修饰形状上。例如，文档中有多个二级标题，它们的字体、字号、间距、修饰形状应保持一致，可在字体颜色和形状色彩使用上有所变化，使文档修饰显得更丰富。

● 丰富文档的版式。特别是宣传型文档，可使用多栏版式，甚至使用表格进行复杂版式设计。

总之，商务文档在排版时尽量化繁为简，将长篇内容提炼出小标题，整个页面元素较为活泼，可采用多种形式进行展示，目的就是吸引对方的眼球，准确无误地传递信息。例如，下方各图分别为活动宣传单、商务旅行清单和企业简介。

3．图书、杂志如何排版

现代人对美的追求越来越高，对艺术的追求无处不在，即使是使用Word编排文档这件小事也可以很艺术。一般人掌握Word中的那些常用技巧就可以排版出一个常见的文档了，但如果我们再花点小心思，对文档进行一番设计，便可以做出各种类型的专业设计，让你的作品彻底与众不同。

我们在制作图书、杂志、宣传册等纯粹商业化的文档时，可以尽情发挥Word的编排功能，产生一个个设计作品。这类文档的制作过程就是一个设计过程，最终的结果好不好没有一个定数，因为这类文档面对的读者群太庞大，他们年龄可能不同、职业可能不同、生活环境也可能不同，他们对文档效果的满意与否自然也是各不相同了。

这类文档的排版没有什么规则可言，也没有什么秘密可言，重要的是要学会分析不同对象阅读文档的心理，然后有针对性地对文档进行设计和排版，为阅读者营造一种恰当的氛围，甚至为阅读者提供便捷的操作。多看别人的作品，借鉴好的效果，久而久之你的排版技术自然就进步了。下面给出了一组国外杂志内文的排版效果。